Einrichtung von Heimarbeitsplätzen: selbst organisieren oder outsourcen?
Jetzt, wo Heimarbeit (teilweise) zur neuen Normalität geworden ist, fragen sich viele Arbeitgeber, wie sie die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen am besten organisieren können. Dabei stellt sich auch oftmals die Frage: Organisieren wir die Einrichtung selbst oder wollen wir die Organisation lieber outsourcen? Und worauf müssen wir dann achten?
Eine Frage der Prioritäten
Wenn Sie als Unternehmer Ihren Mitarbeitern oder einem Teil Ihrer Mitarbeiter Heimarbeitsplätze einrichten und dabei die Einrichtung selbst organisieren wollen, haben Sie mehrere Optionen, wobei jede Option ihre Vor- und Nachteile hat. Auch sind manche Optionen steuerlich unvorteilhafter als andere. Wenn Sie sich jedoch lieber auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten, dann ist Outsourcing eine gute Lösung. Auf der Suche nach dem richtigen Partner müssen Sie jedoch einige Dinge beachten.
Im Einklang mit Ihrer allgemeinen HR-Politik
Suchen Sie stets nach einem Partner, der in der Lage ist, sich an Ihre aktuelle HR-Politik in Sachen Heimarbeit anzupassen. Denken Sie zum Beispiel daran, eine „Sonderoption“ für Mitarbeiter vorzusehen, die aus medizinischen Gründen spezielle Möbel benötigen. Nicht jeder Anbieter von Heimarbeitsmöbeln kann dieser Anforderung nachkommen.
Eine kundenspezifische Webseite
Wählen Sie einen Partner, der für Ihre Mitarbeiter einen kundenspezifischen Webshop einrichten kann. Ein solcher Webshop bietet Ihren Mitarbeitern eine große Auswahl und einen einfachen Bestellprozess (man hat es ja gerne bequem!). Es versteht sich von selbst, dass in diesem Webshop nur Artikel angeboten werden, die den Arbo-Normen entsprechen. Außerdem können Sie auf diese Weise sicher sein, dass die Heimarbeit auch in steuerlicher Hinsicht optimal geregelt ist.
Achten Sie auf den Schutz der Privatsphäre
Insbesondere, wenn den Mitarbeitern Möbel für die Heimarbeit als Leihgabe zur Verfügung gestellt werden, bedeutet das zusätzlichen bürokratischen Aufwand, denn es muss festgehalten werden, welcher Mitarbeiter welche Möbel an welcher Adresse benutzt. Und von welcher Adresse die Möbel wieder abgeholt werden müssen, sollte der Mitarbeiter eventuell aus dem Unternehmen ausscheiden. Da diese Informationen personenbezogene Verwaltungsdaten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) enthalten, ist es wichtig, dass Sie sich für einen Outsourcing-Partner entscheiden, der großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre legt. Zu empfehlen ist ferner eine Risikobewertung des Anbieters (Vendor Risk Assessment).
