Heimarbeit: Wie organisiere ich das?
Auch wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie als Arbeitgeber Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleisten. Das können Sie, indem Sie Ihren Mitarbeitern zu Hause einen angemessenen Arbeitsplatz einrichten. Nachfolgend beschreiben wir, welche Optionen Sie für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen haben.
Die Arbo-Vorschriften gelten auch zu Hause
Als Arbeitgeber müssen Sie gemäß dem in den Niederlanden geltenden Gesetz über die Arbeitsbedingungen (kurz: Arbo-Gesetz) dafür Sorge tragen, dass Ihre Mitarbeiter im Büro auf eine ergonomisch verantwortliche Weise arbeiten können. Sind Ihre Mitarbeiter gezwungen, einen oder mehrere Tage zu Hause zu arbeiten, dann gelten auch dort die Arbo-Normen. Sie als Arbeitgeber tragen demnach die Verantwortung für die Einrichtung eines angemessenen (sprich: Arbo-gerechten) Heimarbeitsplatzes. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, um diese Einrichtung zu organisieren.
Erstattung des Kaufbetrags
Die einfachste Option sieht so aus: Sie überlassen es den Mitarbeitern selbst, sich nach Wahl Möbel für einen Heimarbeitsplatz anzuschaffen, und Sie erstatten den Kaufbetrag (bis zu einer vorher vereinbarten Höhe) zurück. Eine Variante hiervon ist die vorherige Zurverfügungstellung eines Pauschalbetrags, wobei Ihre Mitarbeiter eine Erklärung unterzeichnen müssen, die besagt, dass sie ihre Tätigkeiten zu Hause gemäß den Arbo-Normen ausführen. Der Vorteil dieser Option ist, dass sie für Sie nur wenig Aufwand bedeutet. Ein Nachteil ist, dass Sie keinen Überblick darüber haben, was die Mitarbeiter kaufen. Daneben sind auch steuerliche Probleme zu bedenken.
Möbel für den Heimarbeitsplatz als Leihgabe
Wenn Sie einen optimalen Überblick über die (Arbo-)Qualität der Heimarbeitsplätze haben möchten, können Sie jedem Mitarbeiter, der es wünscht, die neue oder gebrauchte) Einrichtung für einen Heimarbeitsplatz als Leihgabe überlassen. Die Arbeitsplatzeinrichtung bleibt somit Ihr Eigentum. Scheidet ein Arbeitnehmer aus Ihrem Unternehmen aus, endet der Leihvertrag von Rechts wegen, und die Möbel werden wieder abgeholt. Dieses Konzept erfordert einen höheren Aufwand (obwohl man die damit verbundene Arbeit durchaus outsourcen kann), jedoch zeigen Sie damit echte Verantwortung für das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter. Außerdem vermeiden Sie steuerliche Probleme.
Die Erfahrung von Rob Keulemans, Director Business Development und Experte für Heimarbeitsplätze:
„Es ist keine gute Idee, die gesamte Verantwortung auf den einzelnen Arbeitnehmer zu übertragen, denn unsere Erfahrung ist, dass Arbeitnehmer, die einen Betrag zur Verfügung gestellt bekommen, über den sie frei verfügen können, nur wenige Möbel für ihren Heimarbeitsplatz bestellen. Arbeitnehmer, die hingegen einen zweckgebundenen Pauschalbetrag für Heimarbeitsplatzmöbel bekommen, bestellen auch solche Möbel.“
Abzahlung der Kosten für einen Heimarbeitsplatz in Raten
Es ist auch möglich, jedem Arbeitnehmer, der es wünscht, zu ermöglichen, einen (Arbo-gerechten) Heimarbeitsplatz anzuschaffen und den Kaufbetrag in Raten abzuzahlen (zinsfreie Vorfinanzierung). Der Arbeitsplatz wird somit Eigentum des Arbeitnehmers, und Sie müssen sich nicht um die Rücknahme, die Lagerung, die Reinigung und die eventuelle Aufbereitung der Möbel kümmern (stellen Sie sicher, dass Arbeitnehmer, die schon kurz nach der Anschaffung aus dem Unternehmen ausscheiden, den offenen Betrag direkt tilgen). Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für diese Option, wobei sie bei der Organisation oftmals auf einen zuverlässigen Outsourcing-Partner zurückgreifen.
