Welche steuerlichen Auswirkungen hat die Heimarbeit?
Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass Ihren Mitarbeitern zu Hause ein angemessener Heimarbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes können Sie auf verschiedene Weise selbst organisieren, oder Sie können sie outsourcen. Wenn Sie die Organisation selbst übernehmen möchten, dann ist es klug, auch die steuerlichen Auswirkungen in Betracht zu ziehen.
Drei Optionen
Als Arbeitgeber haben Sie verschiedene Optionen, um die Heimarbeit zu organisieren. Zusammengefasst sind diese Optionen: (1) Sie bieten Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich die Möbel für ihren Heimarbeitsplatz selbst nach Wahl anzuschaffen; (2) Sie überlassen jedem Mitarbeiter einen (neuen oder gebrauchten) Heimarbeitsplatz als Leihgabe; (3) Sie ermöglichen jedem Arbeitnehmer, sich das Mobiliar für einen Heimarbeitsplatz anzuschaffen und es in Raten abzubezahlen. Diese drei Optionen haben unterschiedliche steuerliche Auswirkungen. Maßgebend ist in diesem Fall die niederländische Arbeitskostenregelung WKR (Werkkostenregeling).
Die Arbeitskostenregelung (WKR)
Die WKR bestimmt, in welchen Fällen Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern etwas unversteuert als Geschenk überlassen dürfen. Und natürlich auch, in welchen Fällen der Fiskus ein Geschenk als Sachleistung ansieht, die der Lohnsteuer unterliegt. Die WKR kennt einen sogenannten „Freiraum“. Alle Geschenke, die in diesen Freiraum fallen, müssen nicht versteuert werden (ein Beispiel hierfür ist ein Weihnachtspäckchen bis zu einem Wert von 50 €). Für Heimarbeitsplätze wurde die WKR mittlerweile angepasst und eine „zweckabhängige Steuerbefreiung“ eingeführt.
Die Erfahrung von Rob Keulemans, Director Business Development und Experte Homework Service:
„Die Auswahl, die Anschaffung, die Lieferung und die eventuelle Rücknahme von Arbo-genormten Büromöbeln für Heimarbeitsplätze sind ein Fach für sich. Jetzt, wo feststeht, dass die Improvisationsphase vorbei ist und die Heimarbeit ein bleibender Aspekt der neuen Arbeitsumgebung wird, nehmen immer mehr Unternehmen bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen professionelle Hilfe in Anspruch.“
Zweckabhängige Steuerbefreiung
Wenn Sie als Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter Möbel erwerben oder den Kaufbetrag für von Ihren Mitarbeitern erworbene Büromöbel erstatten und dafür eine zweckabhängige Steuerbefreiung geltend machen wollen, müssen sie eine Reihe strenger Voraussetzungen erfüllen, damit der Fiskus die Zurverfügungstellung des Mobiliars nicht als Sachleistung einstuft. Die wichtigste Voraussetzung für eine zweckabhängige Steuerbefreiung ist, dass es sich um Büromöbel handelt, die den Arbo-Normen entsprechen. Diese Bedingung können Sie erfüllen, indem Sie selbst Ihren Mitarbeitern Arbo-genormte Büromöbel als Leihgabe überlassen. Oder Sie achten darauf, dass Ihre Mitarbeiter sich nur Arbo-genormte Büromöbel anschaffen können.
Bleiben Sie am Ball
Hinweis: Wenn Sie als Arbeitgeber es Ihren Mitarbeitern selbst überlassen, sich Büromöbel für ihren Heimarbeitsplatz anzuschaffen, dann erfüllen Sie die Voraussetzung für eine zweckabhängige Steuerbefreiung nicht, denn Sie haben keinen Überblick darüber, welche Möbel Ihre Mitarbeiter für ihren Heimarbeitsplatz kaufen (und schlimmstenfalls wissen Sie vielleicht noch nicht einmal, ob Ihre Mitarbeiter sich überhaupt Möbel für einen Heimarbeitsplatz anschaffen). In diesem Fall sieht der Fiskus den von Ihnen erstatteten Betrag als Sachleistung an, der versteuert werden muss.
