Comment organiser le télétravail ?
Même quand vos collaborateurs travaillent de chez eux, vous devez veiller à ce que cela se fasse dans de bonnes conditions et en toute sécurité. C’est possible en aménageant un poste de travail adapté à leur domicile. Ci-dessous, nous vous expliquons quelles options s’offrent à vous.
Les normes Arbo s’appliquent aussi au télétravail
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de veiller à ce que vos collaborateurs puissent travailler de manière ergonomique au bureau, en vertu de la loi néerlandaise sur les conditions de travail (abrégée en loi Arbo). Ces normes Arbo s’appliquent également lorsque vos collaborateurs sont obligés de travailler à domicile durant un ou plusieurs jours. En tant qu’employeur, il vous incombe donc de leur fournir un poste de télétravail adapté (lisez : conforme aux normes Arbo). Il existe différentes manières de procéder.
Remboursement du prix d’achat
L’option la plus simple est la suivante : vous laissez vos collaborateurs acheter le poste de télétravail de leur choix et leur remboursez le prix d’achat (jusqu’à un montant défini à l’avance). Une alternative consiste à leur allouer un montant fixe et, en contrepartie, ils doivent s’engager à aménager leur poste de télétravail conformément aux normes Arbo. L’avantage de cette option est qu’elle requiert peu de travail. L’inconvénient est que vous avez peu de contrôle sur le matériel acheté par vos collaborateurs. Cette solution peut aussi avoir des implications fiscales.
Mobilier de bureau en prêt
Pour un contrôle maximal sur la qualité (et la conformité aux normes Arbo) du mobilier, vous pouvez prêter un poste de télétravail (nouveau ou usagé) à tous les collaborateurs qui le souhaitent. Celui-ci reste ainsi votre propriété : si le collaborateur quitte l’entreprise, le contrat de prêt prend fin de plein droit et vous récupérez le mobilier. Cette approche est plus complexe (vous devrez faire appel à un sous-traitant), mais elle montre que vous vous sentez vraiment responsable du bien-être de vos collaborateurs. En outre, vous évitez les éventuels problèmes fiscaux.
L’expérience de Rob Keulemans, directeur du développement des affaires et expert du service de devoirs:
« Il n’est pas conseillé de laisser toute la responsabilité reposer sur les collaborateurs individuels. Nous savons maintenant que les collaborateurs qui reçoivent un budget à dépenser librement commandent rarement du mobilier de bureau, contrairement à ceux qui reçoivent un budget fixe dédié au télétravail. »
Poste de télétravail à crédit
La dernière possibilité consiste à permettre aux collaborateurs qui le souhaitent d’acheter un poste de télétravail (conforme aux normes Arbo) à crédit (préfinancement sans intérêt). Le poste de travail devient ainsi la propriété du travailleur, et vous ne devez donc pas vous occuper des retours, du stockage, du nettoyage et de la remise en état éventuelle (convenez bien avec vos collaborateurs que s’ils quittent la société peu après l’achat, ils devront s’acquitter directement du solde restant). De plus en plus d’entreprises optent pour cette solution, en se faisant souvent aider par un sous-traitant fiable.
