Veelgestelde vragen

Budget aanpassen

Werkt uw webshop op basis van een budget per medewerker, bijvoorbeeld maximaal 1000 euro per medewerker, en wilt u hiervan afwijken, dan kunt u zelf het budget van de medewerker aanpassen.

• Kies in het linkermenu voor ‘Medewerkers’ en zoek via de zoekbalk de medewerker waarvan u het budget wilt wijzigen.
• Zodra u de desbetreffende medewerker heeft gevonden klikt u aan de rechterzijde op ‘Wijzigen’.
• Scroll naar beneden. Onder het kopje ‘Budgetten’ klikt u aan de rechterzijde op ‘Wijzigen’. U ziet nu 4 velden. Rechtsboven vult u het te besteden bedrag in. Linksonder vult u het besteedde bedrag in. Het verschil tussen het te besteden bedrag en het besteedde bedrag kan de medewerker uitgeven. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

Zodra de medewerker waarvan u de rechten heeft gewijzigd opnieuw inlogt in de bestelportal van Ahrend heeft de medewerker deze nieuwe rechten. Uitloggen kan via het poppetje in de menubalk bovenaan, en inloggen via de persoonlijke inlog URL die uw organisatie heeft ontvangen.

Meer bestelrechten

Werkt uw bestelportal op basis van een maximum aantal stuks per productsoort, bijvoorbeeld maximaal 1 bureaustoel en 1 bureau, en wilt u hiervan afwijken, dan kunt u zelf de rol van de medewerker aanpassen.

• Kies in het linkermenu voor ‘Medewerkers’ en zoek via de zoekbalk de medewerker waarvan u het budget wilt wijzigen.
• Zodra u de desbetreffende medewerker heeft gevonden klikt u aan de rechterzijde op ‘Wijzigen’.
• U ziet nu uw organisatiecode staan, met daarachter ‘-member’. Dit is een dropdown, waarbij u een andere selectie kunt maken. Kies nu uw organisatiecode, plus ‘-extra’ uit de lijst en klik op opslaan.

Zodra de medewerker waarvan u de rechten heeft gewijzigd opnieuw inlogt in de bestelportal van Ahrend heeft de medewerker deze nieuwe rechten. Uitloggen kan via het poppetje in de menubalk bovenaan, en inloggen via de persoonlijke inlog URL die uw organisatie heeft ontvangen.

Let op: gedurende de rechterwijziging heeft de medewerker meer bestelrechten dan normaal. U bent zelf verantwoordelijk om de bestedingen van deze medewerker te controleren en de rechten terug te zetten indien niet meer benodigd.

Collega een beheerdersrol geven

U beschikt over een beheerdersrol binnen uw organisatie. Met deze rol heeft u inzicht in alle bestellingen die binnen uw organisatie zijn geplaatst in de bestelportal van Ahrend, alsmede in de andere medewerkers binnen uw organisatie.

• Wisselt u van baan of wilt u een collega ook een beheerdersrol geven, dan kunt u dit zelf aanpassen in deze beheeromgeving.
• Kies in het linkermenu voor ‘Medewerkers’ en zoek via de zoekbalk de medewerker waarvan u het budget wilt wijzigen.
• Zodra u de desbetreffende medewerker heeft gevonden klikt u aan de rechterzijde op ‘Wijzigen’.
• U ziet nu uw organisatiecode staan, met daarachter ‘-member’. Dit is een dropdown, waarbij u een andere selectie kunt maken. Kies nu uw organisatiecode, plus ‘-admin’ uit de lijst en klik op opslaan.

Zodra de medewerker waarvan u de rechten heeft gewijzigd opnieuw inlogt in de bestelportal van Ahrend heeft de medewerker deze nieuwe rechten. Uitloggen kan via het poppetje in de menubalk bovenaan, en inloggen via de persoonlijke inlog URL die uw organisatie heeft ontvangen.

Bestellingen inzien en downloaden

In het linkermenu ziet u onder ‘Mijn organisatie’ het kopje ‘Bestellingen’. Vervolgens kunt u via de zoekbalk bovenaan zoeken naar medewerkers. Door de medewerker te openen kunt u eenvoudig zien wat deze medewerker heeft besteld en eventueel het resterende budget.

Tevens wordt de status van iedere bestelling weergegeven. Deze data wordt eenmaal per week bijgewerkt. Dit betekent dat er een vertraging zit op doorgave van actuele statussen richting de bestelportal. De bestelportal kent de volgende statussen:

• In behandeling: de bestelling is geplaatst, maar er is nog geen afspraak voor levering gemaakt.
• Ingepland: de afspraak voor levering is gepland, maar de bestelling is nog niet geleverd.
• Geleverd: de bestelling is geleverd.
• Retour aangemeld: de retour is aangemeld, maar nog niet opgehaald.
• Retour opgehaald: de retour is opgehaald.

Let op: wordt uw bestelling geleverd door transporteur Lensink of Hulshoff dan wordt data over leveringen en retouren in de bestelportal niet bijgewerkt.

Bestelling plaatsen voor een collega

Als beheerder kunt u eenvoudig een bestelling plaatsen voor een collega. Als beheerder heeft u immers geen beperkingen op uw bestellingen.

• Kies in het linkermenu voor ‘Webshop’ en voeg de producten die u voor de collega wilt bestellen toe aan de winkelwagen.
• Vervolg de stappen naar afrekenen en vul hier enkel gegevens van uw collega in. Dit betekent dat afleveradres, maar ook het emailadres en telefoonnummer van uw collega moet zijn.

Na plaatsing van de bestelling nemen wij na 96 uur contact op met uw collega. De collega ontvangt per email en SMS een instructie voor het maken van een leverafspraak. Dit kan eenvoudig via het online portal van onze transporteur Dusseldorp.

Wilt u de bestelling na plaatsing toch annuleren, dan kunt u binnen 72 uur zelf doen via de bestelportal. Zoek hiervoor de bestelling op via ‘Bestellingen’ onder het kopje ‘Mijn organisatie’ en kies voor de knop ‘Annuleren’. U kunt nu direct een nieuwe bestelling plaatsen.

Let op: wordt de bestelling geleverd met Lensink of Hulshoff dan nemen zij telefonisch contact op met uw collega voor het maken van de leverafspraak.

Retour aanmelden voor een collega

In het linkermenu ziet u onder ‘Mijn organisatie’ het kopje ‘Bestellingen’. Vervolgens kunt u via de zoekbalk bovenaan zoeken naar bestellingen. Zoek de bestelling van de collega en klik deze vervolgens open.

• Klik aan de linkerzijde op de vinkjes voor de producten die u retour wilt aanmelden. Kies per product de reden, bijvoorbeeld defect, beschadigd geleverd of medewerker uit dienst.
• Vervolg de stappen en vul hier enkel gegevens van uw collega in. Dit betekent dat afleveradres, maar ook het emailadres en telefoonnummer van uw collega moet zijn. Meld vervolgens de retour aan met de button onderaan.

In het geval van een defect of beschadiging ruilen wij de product(en) altijd om. Op deze manier beschikt uw collega snel over het juiste meubilair en werken vanaf één centrale locatie om uw meubilair te voorzien van een tweede leven bij een andere klant.

Na aanmelding van de retour nemen wij na 96 uur contact op met uw collega. De collega ontvangt per email en SMS een instructie voor het maken van een omruiling of afhaling. Dit kan eenvoudig via het online portal van onze transporteur Dusseldorp.

Let op: wordt de bestelling omgeruild of retour afgehaald via Lensink of Hulshoff dan nemen zij telefonisch contact op met uw collega voor het maken van de omruiling of afhaling.