Herinrichting werkomgeving blijkt voor bedrijven lastige managementpuzzel

Werknemers missen het kantoor en willen massaal terug; werkgevers zeer voorzichtig met heropening

Nu nog steeds onduidelijk is of het coronavirus opnieuw zal uitbreken of niet, en of een vaccin snel gevonden wordt, worstelt een groot aantal organisaties in Nederland hoe ze hun kantoren weer in gebruik moeten nemen. Echter medewerkers missen het kantoor en willen massaal terug. De vraag hoe dit veilig kan worden georganiseerd en in welke mate thuiswerken onderdeel moet blijven van werkroosters en de bedrijfscultuur is voor veel directies zeer actueel, maar het antwoord erop is tegelijkertijd een uiterst complexe managementpuzzel, zo concludeert kantoorinrichter Ahrend in een onderzoek dat zij hield onder zo’n 600 werkgevers en werknemers. 

Het nieuwste onderzoek van Ahrend volgt op eerder onderzoek dat zij midden april 2020 uitvoerde, een maand nadat de eerste lockdownmaatregelen van kracht werden. Toen werd al snel duidelijk dat thuiswerken een blijvertje zou zijn en 80% van de werkgevers verwachtten dat ook na COVID sprake zal zijn van een nieuwe werkrealiteit.

Kantoorbezetting

Na de recente en geleidelijke versoepeling van de lockdownmaatregelen en de actuele dreiging van nieuwe uitbraken door veelal lokale coronahaarden, denken werkgevers anno juli 2020 duidelijk verschillend over de bezittingsgraad van hun kantoren in de nabije toekomst: slechts 10% verwacht in Q3 een volledige terugkeer naar kantoor. De meerderheid houdt in Q3 2020 rekening met een bezettingsgraad van minder dan 60%. 1-op-de-3 werkgevers gaat zelfs uit van een bezettingsgraad van minder dan 40%.

Geluk versus gemis

Ondanks dat 59% van de werknemers zegt dat thuiswerken gelukkiger maakt, blijkt uit het onderzoek dat nagenoeg alle ondervraagde werknemers weer terug willen naar kantoor. Daarvoor zijn meerdere en doorgaans zeer diverse (meer en minder) belangrijke redenen, uiteenlopend van het niet beschikken over een goede thuiswerkplek tot een gebrek aan sociale interactie of afnemende betrokkenheid bij de organisatie. Vaak is het een combinatie van meerdere factoren, waarbij bijvoorbeeld ook de gezinssituatie van invloed is (ouders met kinderen tussen 13-18 jaar zijn het minst gelukkig – red.). Opvallend is dat het beschikken over een aparte werkkamer (slechts 30% beschikt daarover -red.) hierbij niet de bepalende factor is.

Dit wil overigens niet zeggen dat thuiswerken wat medewerkers betreft helemaal overboord kan. Want uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat als het aan de werknemers ligt, vaker optioneel thuiswerken meer dan welkom is. Het behoud van de huidige flexibiliteit is voor veel werknemers zeer wenselijk. Zeker de helft van de ondervraagden zegt een bepaalde meerwaarde te ervaren van thuiswerken (productiever, betere werk/privé-balans, gelukkiger).

Van de ondervraagde werkgevers is driekwart van mening dat vaker thuiswerken bijdraagt aan de productiviteit. Maar aan een situatie van langdurig volledig thuiswerken, zoals tijdens de lockdown het geval was, zien werkgevers – en dan met name de grotere – inmiddels wél grote beperkingen. Zo is het volgens sommige van hen lastiger om de prestaties en de betrokkenheid van medewerkers op afstand te waarborgen en nieuwe projecten op te starten. 

Uiterst complexe managementpuzzel

Volgens Ahrend-CEO Eugène Sterken maakt de combinatie van het belang van een veilige en ergonomische werkomgeving, de gewenste terugkeer naar kantoor en het optionele thuiswerken dat directies voor een uiterst complex vraagstuk staan. “Nog nooit stond de inrichting van de kantoorfuncties strategisch zo hoog op de agenda als gevolg van de inmiddels nieuw ontstane werkrealiteit”, aldus Sterken. “En nog nooit worstelden bedrijven zo met het inrichtingsvraagstuk, mede ook tegen de achtergrond van de onzekere economische ontwikkelingen. Dat ze worstelen met alle onzekerheden zien we terug in de verwachte bezettingsgraden. Elke organisatie moet binnen de eigen specifieke context antwoorden vinden op vragen als: hoe kan een veilige terugkeer naar kantoor worden georganiseerd? Welke veranderingen op kantoor zijn op middellange termijn noodzakelijk? In welke mate wordt optioneel thuiswerken onderdeel van de bedrijfscultuur? En welke zorgplicht hebben wij daarbij? Dat maakt dit tot een echt boardroom-discussie.”

Volgens Sterken laten de onderzoeksresultaten zien dat medewerkers die vóór de corona-uitbraak gemiddeld 0,7 dag per week thuis werkten, nu denken gemiddeld 1,7 dag thuis te gaan werken. “Als dat het geval is, zou de gemiddelde kantoorbezetting in Nederland met circa 23% dalen”, aldus Sterken. “Dit is natuurlijk slechts een rekenvoorbeeld ter indicatie; maatgevend voor de uiteindelijke benodigde kantoor capaciteit is de mate waarin méér persoonlijke ruimte ook langdurig gewenst zal zijn, de spreiding van medewerkers over de week en de daarmee samenhangende piekbelasting.”

De Ahrend-topman benadrukt dat er geen ‘one-size fits all oplossing’ is en dat het invullen van de nieuwe werkrealiteit een strategisch vraagstuk is dat directies, samen met alle stakeholders, moeten vormgeven, passend bij hun eigen organisatie en bedrijfsvoering.

“Door de pandemie realiseert iedereen zich hoe kwetsbaar de factor mens is, en dus hoe belangrijk een veilige en ergonomische werkomgeving is. Werkgevers zien daarbij het kantoor steeds meer de rol innemen van een sociale trekpleister, waar hun werknemers graag naar toe komen om samen te werken, te overleggen of te ontmoeten. Maar tegelijkertijd toont dit onderzoek juist aan dat een aanzienlijk deel van de werknemers ook in de toekomst graag naar kantoor gaan om gewoon geconcentreerd te kunnen werken. Die twee zaken recht doen is een uitdaging, maar wat ons betreft wel een die zeker ook kansen biedt”, zo besluit Sterken.

Het Belevingsonderzoek Thuiswerken werd uitgevoerd door onderzoeksbureau Insinto in juni 2020. Bekijk de belangrijkste inzichten hier.