Thuiswerken krijgt vaste plek in HR beleid

complexe managementpuzzel krijgt steeds meer vorm

Twijfel bij werkgevers is weg: thuiswerken krijgt vaste plek in HR beleid

In vervolg op eerder onderzoek onder werkgevers uitgevoerd vlak na de eerste lockdown in mei 2020, rondde Kantoorinrichter Ahrend in februari het meest recente onderzoek af naar de toekomst van thuiswerken en de terugkeer naar kantoor. En vooral hoe werkgevers zich daarop organiseren.

Ondanks dat werkgevers staan te popelen om medewerkers terug naar kantoor te halen, denkt 90% van hen - een jaar na de start van de eerst lockdown in maart 2020 - dat hun medewerkers, weliswaar optioneel, minimaal één dag per week structureel gaan thuiswerken; meer dan 60% verwacht dat dit 2-3 dagen zal zijn. Toen deed 36% van de werkgevers iets voor het personeel om verantwoord te kunnen thuiswerken, nu zegt maar liefst 47% vanuit goed werkgeverschap een thuiswerkplek via koop, huur of lease te faciliteren. Het percentage bedrijven dat er niets aan gaat doen is inmiddels meer dan gehalveerd, van 35% toen naar nu 14%.

Ruim 600 ondernemingen en instellingen, onder wie de grootste werkgevers van Nederland en klant bij Ahrend, werden benaderd. Ruim 200 van hen werkten mee. Onderzoeksbureau Insinto was verantwoordelijk voor de uitvoering, analyses en conclusies van het onderzoek.

In juli vorig jaar, ruim zeven maanden geleden, constateerde Ahrend dat het voor directies een complexe managementpuzzel was en hoe organisaties toen nog volop worstelden met de vraag of en hoe kantoren weer (veilig) in gebruik genomen konden worden. En in welke mate thuiswerken onderdeel moest gaan worden van de bedrijfscultuur. 15% van de werkgevers bood werknemers toen een vergoeding (nu 20%), 11% koos voor tijdelijke huur van meubilair (nu 1%). Slechts 16% faciliteerde werknemers via de aankoop van een thuiswerkplek (nu 26%) en 14% was dat van plan te doen (nu eveneens 14%).

Uit het meest recente vervolgonderzoek blijkt dat het merendeel van de organisaties deze complexe puzzel inmiddels heeft gelegd en zich nu volop voorbereidt met de inrichting van een nieuwe ‘hybride’ werkomgeving die bestaat uit een vaste plek voor thuiswerken, decentrale kantoorhubs en een structurele terugkeer naar kantoor. 61% zegt thuiswerkplekken al centraal te hebben gefaciliteerd of gaat dat doen, 41% oriënteert zich op decentrale kantoorhubs en 61% werkt nu al aan complete herinrichting van bestaande kantoren gericht op geconcentreerd werken, interactieve samenwerking en sociale contacten.

Hoofdpunten Hybrid Working Community Onderzoek 2021

• Ruim 90% van de Nederlandse bedrijven en overheidsinstanties verwacht dat na grootschalige vaccinatie medewerkers minimaal 1 dag per week structureel gaan thuiswerken; twee derde schat in dat dit twee tot drie dagen per week zal zijn;

• Waar vorig jaar nog 50% van de werkgevers aangaf van plan te zijn thuiswerken te faciliteren, kiest nu 61% van de bedrijven voor een gefaciliteerde oplossing gericht op het integraal ontzorgen van de administratie rondom in- en uitdiensttreding, huur/koop/lease varianten, afspraken met de fiscus, AVG en privacygevoelige gegevens van medewerkers en gecoördineerde logistiek en fijnmazige distributie t.b.v. het afleveren en ophalen van stoelen en meubels.

• Overheidsinstellingen, zorg- en onderwijsinstellingen denken relatief vaker thuis te gaan werken, maar lopen in snelheid achter op het bedrijfsleven met het daadwerkelijk faciliteren van thuiswerkplekken; gemeenten en provinciale overheden zijn op dat vlak vooralsnog daadkrachtiger dan centrale overheidsinstanties.

• Naast dat werknemers optioneel frequenter zullen gaan thuiswerken, zal werken op kantoor ook vaker plaatsvinden in een decentrale externe werkhub of satellietkantoor in de woonomgeving (variërend van een halve tot hele dag per week); minder woon-werk reisbewegingen, ontlasting thuiswerkbeperkingen door te kleine huisvesting of overbelaste gezinssituatie.

• Ruim 60% gaat er inmiddels vanuit dat de huidige kantooromgeving aangepast zal moeten worden met speciale ruimtes om geconcentreerd en veilig te kunnen werken, respectievelijk videobellen.

• Open kantoortuinen met zoveel mogelijk medewerkers, op zo min mogelijk vierkante meters, lijken hun langste tijd nu echt te hebben gehad; 41% verwacht dat deze opnieuw zullen worden ingericht met meer afgesloten werkunits t.b.v. geconcentreerd werken en videobellen, alleen of met meerdere personen.

Rob Keulemans, Chief Digital bij Ahrend en verantwoordelijk voor de nieuwe thuiswerkservices, zegt in een  toelichting: “De onderzoeksuitkomsten zijn veelzeggend. De twijfel is inmiddels weg. Werkgevers zijn ‘en masse’ begonnen om allerlei HR gerelateerde zaken  te regelen die het faciliteren van thuiswerken met zich mee brengen, hoofdzakelijk via outsourcing van logistiek, financiering, fiscaliteit, medewerker privacy e.a.. Ze ontdekken aan de ene kant dat het faciliteren van thuiswerkplekken kostenneutraal kan worden geregeld, onder meer door parallelle besparingen op het reiskostenforfait en zakenreizen, aan de andere kant zien ze de complexiteit ervan vanuit goed werkgeverschap. Het feit dat wij afgelopen maanden werkgevers via een speciaal thuiswerkportal op maat hebben kunnen ontzorgen met meer dan 70.000 thuiswerkplekken, illustreert die trend meer dan ooit. We hebben dit nog nooit eerder op deze schaal gezien. Er is een hele nieuwe afzetmarkt met geheel eigen uitdagingen en - oplossingen ontstaan.”

Thuiswerken | Zo geeft 66% van de respondenten aan te verwachten dat medewerkers twee tot drie dagen per week thuis kunnen of mogen werken. Bij de overheid en profit-organisaties verwacht de helft dat medewerkers 2,5 of meer dagen thuis kunnen of mogen werken. Thuiswerken promoveert daarmee van ‘noodoplossing’ tot het nieuwe normaal. Dat blijkt ook uit het feit dat inmiddels bijna de helft (47%) van de ondervraagde organisaties ergonomische thuiswerkplekken faciliteert voor medewerkers. Tevens verwacht een overgrote meerderheid dat de thuiswerkplek wordt opgenomen in het arbeidsvoorwaardenpakket. Zowel overheden als profit-organisaties gaan ervan uit dat medewerkers in de toekomst meer flexibiliteit in tijd en werkomgeving verwachten en dat dit bijdraagt aan de aantrekkelijkheid van de werkgever.

Bezetting en bruto vloeroppervlak | Uiteraard heeft dit vergaande consequenties voor de huidige kantooromgeving. Om te beginnen in termen van bezetting: de meerderheid (52%) van de respondenten verwacht dat de bezettingsgraad in het tweede en derde kwartaal van 2021 tussen de 40 en 79% zal zijn, maar het aantal respondenten dat aangeeft hierover nog in het duister te tasten neemt ook toe. In termen van bruto vloeroppervlak verwacht een kleine helft (46%) van de respondenten dat het aantal vierkante meters zal afnemen. 48% verwacht dat het aantal vierkante meters gelijk zal blijven; slechts een zeer kleine minderheid voorziet groei.

Aanpassen huidige kantoren | 61% verwacht het kantoor aan te gaan passen aan de nieuwe werkrealiteit, waarbij overigens een derde aangeeft er niet zeker van te zijn daarvoor voldoende beschikbare ruimte te hebben en nog eens een derde aangeeft zeker te weten daarvoor onvoldoende ruimte te hebben. Dit betreft dan met name het creëren van meer ruimtes op kantoor om te videobellen, in lijn met de algemene verwachting dat digitale communicatiemiddelen een alternatief zullen blijven voor fysieke afspraken en zakenreizen.

Bestaande kantoor wint aan toegevoegde waarde | Thuiswerken mag dan gaan behoren tot de nieuwe werkrealiteit, een ruime meerderheid van de organisaties is het eens met de stelling dat het fysieke kantoor(pand) nog steeds toegevoegde waarde heeft voor medewerkers. Wel denkt een kwart van de respondenten naast de hoofdstandplaats/het hoofdkantoor meer externe werkhubs of satellietkantoren te gaan faciliteren. Ook denkt een meerderheid dat de rol van het kantoor zal veranderen: waar de thuiswerkplek vooral het geconcentreerd werken en online interacties gaat ondersteunen, zal het  kantoor speciale ruimtes krijgen om in isolatie geconcentreerd te werken, online te vergaderen en informele en formele interacties te faciliteren.

Ahrend ceo Eugene Sterken vult aan: “Wat we tevens terugkrijgen uit de gesprekken met werkgevers is dat de overgrote meerderheid hun mensen zo snel mogelijk weer terug naar kantoor wil hebben. Niet alleen innovatie, samenwerking, training en de opleiding van nieuwe en vaak jonge mensen, maar ook de interne saamhorigheid hebben nu enorm te lijden onder de geforceerde thuiswerkverplichting die al bijna een jaar duurt. Dit is niet normaal. Nu de meeste bedrijven thuiswerken hebben ingeregeld of op korte termijn voornemens zijn dat te doen, denken ze tegelijkertijd na over aanpassingen in hun kantoren om een veilige en comfortabele terugkeer mogelijk te maken. Hierbij zal de functie van het kantoor verder verschuiven naar het goed faciliteren van allerlei vormen van samenwerking en overleg.”

Opnieuw oproep aan minister Koolmees | Minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft recent aangegeven nog voor eind maart, samen met de SER, een eindadvies te presenteren ten aanzien van thuiswerken. In dit kader heeft Ahrend de onderzoeksuitkomsten inmiddels gedeeld met hem en SER voorzitter Mariëtte Hamer. “Het is uiterst relevant dat de overheid kennis neemt van de wijze hoe een aanzienlijk deel van de grote werkgevers in Nederland  thuiswerken thans inregelt en zich daarop voorbereidt. Er ligt in dat kader een geweldige kans voor minister Koolmees om tienduizenden ambtenaren op korte termijn, structureel en arbo-verantwoord, te faciliteren met thuiswerkplekken. Tevens hebben we na onze eerste oproep in juni vorig jaar, nu opnieuw gevraagd of hij wil overwegen de Nederlandse meubelindustrie die hard geraakt is door de pandemie, intelligent te steunen met grootschalige orders voor thuiswerkplekken. Wij zien dat als intelligent investeren in de BV Nederland, onze industrie en het overheidsapparaat.”