Alle medewerkers willen terug naar kantoor. Maar hoe dan?

Het was snel schakelen voor het Nederlandse bedrijfsleven, enkele maanden geleden. De intelligente lockdown betekende voor tal van organisaties dat ze van de ene dag op de andere toe moesten naar een minimale kantoorbezetting en thuiswerken als het nieuwe normaal.

Dat leek aanvankelijk heel aardig te werken: veel organisaties draaiden min of meer probleemloos door. Maar uit een groot onderzoek dat Ahrend recentelijk liet uitvoeren onder 600 werkgevers en werknemers, blijkt echter dat nagenoeg alle ondervraagde werknemers weer terug willen naar kantoor. Daarvoor zijn meerdere en doorgaans zeer diverse redenen, uiteenlopend van het niet beschikken over een goede thuiswerkplek (eigen werkkamer) tot een gebrek aan sociale interactie of afnemende betrokkenheid bij de organisatie. Vaak is het een combinatie van meerdere factoren, waarbij bijvoorbeeld ook de gezinssituatie van invloed is. Opvallend is dat het beschikken over een aparte werkkamer hierbij niet de bepalende factor is.

75% van de ondervraagde werkgevers is het eens met de stelling dat vaker thuiswerken bijdraagt aan de productiviteit. Dat optioneel thuiswerken een bijdrage levert aan het bereiken van de klimaatdoelstellingen zien ze als positieve bijkomstigheid. Maar aan een situatie van langdurig volledig thuiswerken, zoals tijdens de lockdown het geval was, zien werkgevers – en dan met name de grotere – inmiddels wél beperkingen. Zo is het volgens sommige werkgevers lastiger om de prestaties en de betrokkenheid van medewerkers op afstand te waarborgen en nieuwe projecten op te starten.

Worsteling met inrichtingsvraagstuk

Allemaal fulltime terug naar kantoor dan maar? Nou, zo eenvoudig is het ook weer niet. Want uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat als het aan de werknemers ligt, vaker optioneel thuiswerken meer dan welkom is. Het behoud van de huidige flexibiliteit is voor veel werknemers zeer wenselijk. Zeker de helft van de ondervraagden zegt een bepaalde meerwaarde te ervaren van thuiswerken (productiever, betere werk/privé-balans, gelukkiger).

De onderzoeksresultaten laten zien dat medewerkers die vóór de corona-uitbraak gemiddeld 0,7 dag per week thuis werkten, nu denken gemiddeld 1,7 dag thuis te gaan werken. Als dat het geval is, zou de gemiddelde kantoorbezetting met circa 23% dalen. Dit is natuurlijk slechts een rekenvoorbeeld ter indicatie; maatgevend voor de uiteindelijke capaciteit is de mate waarin méér persoonlijke ruimte ook langdurig gewenst zal zijn, de spreiding van medewerkers over de week en de daarmee samenhangende piekbelasting.

Strategisch vraagstuk

En zo komen we bij de realiteit van dit moment: veel organisaties buigen zich op dit moment over een uiterst complex vraagstuk. Hoe kan een veilige terugkeer naar kantoor worden georganiseerd? Welke veranderingen op kantoor zijn op middellange termijn noodzakelijk, omdat er meer vraag is naar persoonlijke ruimte en hygiëne of door de toename van video-overleg? In welke mate wordt optioneel thuiswerken onderdeel van de bedrijfscultuur? Welke zorgplicht hebben organisaties daarbij? Hoe kan een ergonomische thuiswerkplek ondersteund worden en welke subsidies of fiscale prikkels zijn er? Wordt optioneel thuiswerken een extra incentive voor toekomstig talent?

Nog nooit stond de inrichting van het kantoor zo hoog op de agenda als gevolg van de nieuwe werkrealiteit. En nog nooit worstelden bedrijven zo met het inrichtingsvraagstuk, mede ook tegen de achtergrond van de onzekere economische ontwikkelingen. Door de pandemie realiseert iedereen zich hoe kwetsbaar de factor mens is, en dus hoe belangrijk een veilige en ergonomische werkomgeving is. Werkgevers zien daarbij het kantoor steeds meer de rol innemen van een sociale trekpleister, waar hun werknemers graag naar toe komen om samen te werken, te overleggen of te ontmoeten. Maar tegelijkertijd toont dit onderzoek juist aan dat een aanzienlijk deel van de werknemers ook in de toekomst graag naar kantoor gaat om gewoon geconcentreerd te kunnen werken. Die combinatie, het belang van de werkplek, de gewenste terugkeer naar kantoor en het optionele thuiswerken maken dit een boardroom-issue.

Een ding is echter zeker: er bestaat geen ‘one-size fits all oplossing’. Het invullen van de nieuwe werkrealiteit is een strategisch vraagstuk dat directies, samen met alle stakeholders, moeten vormgeven, passend bij hun eigen organisatie en bedrijfsvoering. Dat is een uitdaging, maar wel een die zeker ook kansen biedt.

Eugène Sterken,

CEO Koninklijke Ahrend