Kantoren zijn in 25 jaar drastisch veranderd. ‘Talent behouden lukt niet meer zonder mooie werkplek’

Een groot kantorencomplex in Amsterdam Zuid-Oost. Uitzicht op een grote Ikea-vestiging. Overal kantoren. Hier huist Ahrend, maker en leverancier van kantoormeubelen: stoelen, tafels, kasten. Hier is ook een van de toonzalen van het bedrijf: ja, met stoelen, tafels en kasten.

Maar, zo leert een kleine wandeling met Rolf Verspuij, sinds 2011 werkzaam bij Ahrend en sinds vorig jaar algemeen directeur, ook met cabins – kleine werkhokken, qabins is de productnaam. Met lounges: luxe bankjes die meer doen denken aan luieren dan aan werken.

Met kleine tafeltjes die naast die bankjes staan – meer huiskameridee dan kantoorachtig. En met kleine vergaderruimtes, natuurlijk voorzien van een flink beeldscherm. Lichte materialen alom. Van grote eikenhouten bureaus geen spoor.

Ahrend, opgericht in 1896 en in 1996 van het predicaat ‘Koninklijk’ voorzien, begon met de verkoop van passerdozen, later ook tekentafels. Er was een drukkerij, Ahrend verkocht boeken en handelde in van alles en nog wat. In 1926 begon het met kantoormeubelen. Dat zou uiteindelijk de specialiteit van het bedrijf worden.

Veel kleiner dan in 1999
Ahrend richt ook kantoorruimtes in. Dat doet het voor grote bedrijven als TotalEnergies en Booking; voor middelgrote bedrijven, voor overheden en semi-overheidsbedrijven als ProRail, voor ziekenhuizen en showrooms. Grofweg de helft van de omzet komt uit Nederland, de rest daarbuiten. Onder meer uit China waar het ook bedrijven als Unilever als klant heeft.

Vijfentwintig jaar geleden zat Ahrend nog niet China, maar was het concern al wel als kantoorinrichter begonnen. Shell was al klant. Ahrend huisde toen in een kapitaal pand aan het Singel in Amsterdam, niet ver van de plek waar bedrijfsnaamgever Jacobus Ahrend in 1896 zijn eerste passerdozen verkocht.

Gesprekspartner van Trouw was directeur J.C. Koenders, voornaam Hans, maar het was nog de tijd dat bestuursvoorzitters zelden met hun voornaam in de krant stonden. Dat Ahrend nu een vrouwelijke financieel directeur en twee vrouwelijke commissarissen heeft, zou Koenders hebben verbaasd. “Vrouwen in de top. Ze zijn welkom, maar ze zijn er niet”, zei hij. Onlangs lunchte Verspuij nog met J.C., nu 84 jaar oud.

Blocnotes, pennen en potloden
Het statige pand aan het Singel is allang verlaten. Ahrend heeft wel een showroom in Amsterdam en een showroom annex kantoor bij zijn meubelfabriek in het Brabantse Sint-Oedenrode. Ook in Tsjechië en China heeft Ahrend fabrieken.

 Opvallend: het bedrijf is veel kleiner dan in 1999. Nu werken er 1400 mensen (omgerekend: 1003 fte’s), in 1999 waren dat er ruim 1900. In 2005 stopte het met de verkoop van kantoorartikelen als blocnotes, pennen, potloden en Tipp-Ex. Het was voor het relatief kleine

Ahrend lastig opboksen tegen grote leveranciers als Staples en Bührmann Tetterode.

 Vele jaren later zou Staples Bührmann overnemen. Medio 2022 ging Staples failliet. Ahrend was in 1999 trouwens nog beursgenoteerd. Inmiddels is het al meer dan twintig jaar eigendom van investeringsmaatschappij Hal, dat ook eigenaar is van onder meer baggeraar Boskalis en Het Financieele Dagblad.

Koenders noemde Nederland destijds een paradijs. Omdat de verschillen tussen rijk en arm niet te groot zijn en er niemand hoeft dood te gaan van de honger. Maar ook vanwege zijn strenge Arbowetten. ‘Nederland zorgt goed voor zijn personeel: dat moet goede stoelen hebben en goede tafels. Voor ons is dat gunstig. Wij leveren producten die aan die strenge eisen kunnen voldoen.’

Verspuij: “Ja, dat klopt nog grotendeels. Nederland stelt nog altijd strengere eisen aan kantoormeubelen dan andere Europese landen. Dat betekent bijvoorbeeld dat we van onze nieuwste stoel drie versies maken. In wezen zijn ze hetzelfde maar de stoelen voor de

Nederlandse markt hebben wat extra functies. Belangrijk voor de inrichting is ook dat de infrastructuur in Nederland heel goed is: internetverbindingen zijn goed, er is bijna overal glasvezel, thuiswerken is geen probleem.”

Koenders zei toen: ‘In Engeland en Frankrijk zit de baas in een prachtig kantoor en wordt het personeel in een hok geduwd.’

“Dat is aan het veranderen. Maar toch, als het om kantoorinrichting gaat, liep en loopt Nederland voorop. In Nederland zijn die strenge eisen voor ons een voordeel. Wij kunnen daar makkelijker aan voldoen dan kleine bedrijven. Maar in Europa ligt dat anders. Onze sector is niet erg kapitaalintensief. Nieuwe partijen kunnen makkelijk toetreden.

“Als ze dan niet aan strenge eisen hoeven te voldoen en minder hoge kosten voor productontwikkeling hebben dan wij, is dat voor hen een voordeel. Wij hebben een grote ontwikkelafdeling. In Koenders’ tijd kostte de ontwikkeling van een nieuwe stoel 5 miljoen gulden. Nu is dat ook zo’n 5 miljoen, maar dan in euro’s.”

Koenders zei dat de typemachine het meeste invloed heeft gehad op de inrichting van kantoren. Toen gingen mensen zittend werken. In de 21ste eeuw zou de computer voor een belangrijk deel gaan bepalen hoe een kantoor eruitziet, zei hij.

“Ja, de computer, daarna de laptop en daarna de smartphone. Vooral de smartphone.”

Snoeren zouden worden weggewerkt in plafonds, bureaus en kasten zouden kleiner worden en beeldschermen zouden in meubilair worden verwerkt. En zou veel vraag komen naar kasten voor floppy’s, dacht Koenders.
“Ha, ja, die kastjes hebben we inderdaad een tijdje gemaakt. Zijn voorspellingen zijn aardig uitgekomen. Grote bureaus met grote lades waar mensen privéspullen in deden, grote kasten, ze zijn niet meer nodig. Archiefkasten idem. Bureaus zijn kleiner geworden. Wat daar vroeger ook allemaal niet op moest: beeldschermen, telefoons, snoeren, pennen, potloden, papieren, bakjes, ordners....

“Door de komst van de computer, de laptop en de smartphone hoeven mensen niet de hele dag op dezelfde plek te zitten. Ze zijn flexibel, niet meer plaatsgebonden. Vroeger had iedereen een eigen werkplek of eigen werkkamer. Nu zit iedereen in grote ruimtes. En mensen kunnen thuiswerken.

“Dat alles heeft invloed op de producten die wij maken en aanbieden. Wij maken geen stalen kasten meer. Wij maken wel lockers. We maken cabins, waar mensen zich even in kunnen terugtrekken om privézaken te regelen of rustig te werken. We leveren meeting boxen, kleine vergaderplekken met tafels en beeldschermen erin. We leveren lage tafels en lounge-stoelen. Die horen bij een modern kantoor. Het kantoor is niet langer de plek waar je urenlang op dezelfde plek zit te werken. Het is een ontmoetingsplaats; een plek waar je je collega’s wilt zien, waar je ideeën opdoet.

“We zijn nu ook bezig met werkplekken buiten.” Verspuij laat een soort cabine zien met een bank en tafel onder een afdak. “Op de campus van de universiteit in Eindhoven zijn die plekken er al.”

Zijn de materialen veranderd?
“Zeker. Werkruimtes moeten er huiselijker uitzien dan vroeger: minder strak, minder staal. We gebruiken nu meer hout en meer stoffen. We hebben veel meer aandacht voor de akoestiek van werkruimtes. Een werkomgeving moet ruim en prettig zijn. En mooi.

“Zo’n mooie werkomgeving is ook belangrijk om talent aan te trekken en te behouden. Dat lukt niet als de werkomgeving niet prettig is. Talent binnenhalen en binnenhouden is al lastig genoeg in deze tijden. In Koenders tijd speelde vergrijzing nog geen rol. Nu wel. Materialen zijn ook veranderd omdat we veel aandacht hebben voor duurzaamheid.”

Koenders had het daar 25 jaar geleden niet over.
“Toch was Ahrend daar toen al wel mee bezig: Dutch design, less is more, spaarzaam met materiaalgebruik, kasten die makkelijk in en uit elkaar te zetten waren. Maar nu speelt duurzaamheid een grotere rol. Klanten vragen daar ook om. Meubels zijn lichter geworden.

Onze nieuwste bureaustoel is 33 procent lichter dan de meest gangbare. Die nieuwe stoel bestaat voor 80 procent uit gerecyclede kunststoffen die uit zee zijn opgevist. We doen de laatste jaren aan refurbishing van meubels: dan nemen we ze in, knappen we ze op en verkopen ze weer. Vorig jaar deden we dat met 68.000 meubelstukken.

“Wat we de laatste jaren ook doen: meubels leasen. Na verloop van tijd nemen we die weer in en vernieuwen ze desgewenst. Dat heeft er mede toe geleid dat ons bedrijf van karakter is veranderd. Als je alleen meubels levert, zie je de klant een jaar of zeven later weer. Maar met zo’n leasecontract ben je veel vaker binnen bij een klant. Inrichten wordt dan een continu proces: je richt in, dan ga je een deel herinrichten als daar behoefte aan is, daarna een ander deel.

“Corona heeft Ahrend ook veranderd. Koenders had het er destijds al over; ‘telewerken’ – dat heet nu thuiswerken – zou gewoner gaan worden. Sinds corona heeft dat een vlucht genomen. Thuiswerkers moeten goede spullen hebben – werkgevers zijn verplicht daarvoor te zorgen. Dat betekende voor ons dat wij stoelen, tafels en andere spullen bij mensen thuis moesten gaan afleveren. Ja ook op 3-hoog achter.”

Koenders zei nog: ‘Leveren aan particulieren is een ander vak. Dat gaan we niet doen.’
“Wij zien er goede mogelijkheden in.”

En het kantoor. Blijft dat bestaan?
“Ja, kantoren blijven. Om te werken. Maar vooral ook om mensen te ontmoeten, om overleg te plegen, om ideeën op te doen, om af en toe te brainstormen. En voor sociale contacten. Je ziet nu al dat er bij bedrijven, bij gebouwcomplexen en bij campussen naast werkplekken ook ruimte is voor ontspanning. Voor een gym. Voor een restaurant. Rond het kantoor ontstaan dan een soort community. Dat gaan we in de toekomst vaker zien.” 

Dit artikel verscheen in Trouw op 17 oktober 2024. Geschreven door Koos Schwartz.